Det vore bra om chefer vägledde sina medarbetare för att göra dem bättre i det digitala fönstret - Elaine Eksvärd

Vad skulle du säga är den tydligaste skillnaden i vårt sätt att kommunicera nu när allting är på distans jämfört med tidigare?

“Det är nog vilka analfabeter vi är digitalt. Sen måste jag säga, jag tycker det är lite konstigt att chefer inte försöker lite mer, det vore bra om de kanske vägledde sina medarbetare för att göra dem bättre i det digitala fönstret.” 

Vad bör chefer främst tänka på i sitt sätt att kommunicera digitalt med sina medarbetare?

“Att man aldrig tar feedback via skrift för det låter så hårt. Har du dessutom ett särskilt sätt i skrift, kanske att du är kortfattad, då kan du tydliggöra det “ursäkta att jag är kortfattad jag mejlar från mobilen”. 

Som chef kan det vara klurigt, du ska vara trevlig, tydlig och samtidigt konkret. Finns det något bra sätt att kommunicera på?

“Det är bättre att du ringer ett samtal till din medarbetare för att förekomma eventuella missförstånd. Exempelvis “bara så du vet så mailar jag dig en sammanfattning och den låter väldigt korthuggen, men det är inte för att jag är arg utan det uppfattas bara så i texten.” Det brukar jag göra med mina anställda och det har jag fått uppskattning för. Vi är ju ändå i en beroendeställning som vi måste ta hänsyn till.”

Finns det något ytterligare viktigt att tänka på när du som chef kommunicerar på distans? Exempelvis vid möten?

“Att man inte överbjuder utan får varje medarbetare att verkligen förstå varför de är där. Att man rubricerar mötet till någonting mer än information. Folk ska inte bara veta att de ska delta utan varför och det behöver du motivera. Sen att du har 80 % ögonkontakt med kameran när du pratar och 20 procent till medarbetarna och låta dem att känna sig framhävda “Kajsa jag ser att du har klippt dig, vad fint”, för annars börjar medarbetarna att multitaska och så går kameran och mikrofonen på och av. Tänk även på att högst ha 45 minuter aktiv tid och sedan skärmpaus i 15 minuter. Vi brukar prata om en digital mötesmanual.”

Intressant! Varför skulle du säga att det är viktigt med en digital mötesmanual?

“För att det skapar riktlinjer. På arbetsplatsen har man ju bland annat dresscode, det behöver ju översättas till det digitala. Får du sitta i träningsoverall i externa möten? Ska du ha kameran på eller av? Det är ju många frågor när man som chef ska hjälpa sina medarbetare att känna sig trygga.”

Vad anser du saknas i kommunikationen hos chefer som ska leda team på distans? 

“Nyfikenhet saknas ofta, det är så enkelt att ställa frågan “hur går det?”, “Berätta behöver du hjälp med någonting”. Det kan felaktigt förknippas med micro management, men jag tror att om du har rätt ton så talar det om intresse istället och kan liknas vid att du som chef agerar kundservice till dina anställda.”

Erbjuder ni några utbildningar på Snacka Snyggt som du skulle kunna föreslå för chefer och ledning?

“Ja, bland annat kommunikativt och digitalt ledarskap och 14 svåra samtal en chef måste kunna ta som berör allt från uppsägning till konflikthantering och hur du ger beröm. Sedan finns ju även härskartekniker angående arbetsklimatet och även presentationsteknik. En chef behöver helt enkelt kunna vara inspirerande för att få sina anställdas uppmärksamhet.”

Det är ju lite trevligt att även försöka få in lite humor i sin kommunikation. Vad tycker du om att använda emojis?

“Sålänge man inte överanvänder dem, det är okej i vissa meningar vid stycken där du försöker framhäva ironi och humor. Att adressera texten med emojis kan bli fel, de ska ju aldrig översätta budskapet eller ta fokus från det.”